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ユーザー事例 
鹿島道路株式会社
コンプライアンス、セキュリティ対策、コスト削減。
内部統制の到来に備えて打った一手は、課題を解決に導き、サービスレベルの向上も目指せるものだった。
本店に加え11の支店と、それらに束ねられた82の事業所を持ち、約2000台のPCと約1300台の各種周辺機器、そして、様々なソフトウェアが各支店・事業所ごとに配備されている鹿島道路株式会社。分散していた各種管理台帳を統合し、IT資産の利用実態と照合することで、管理精度の飛躍的向上と全IT資産ライフサイクルの漏れのない見える化が実現。これにより、ライセンス違反の特定や是正、多面的なITコストの把握、明確な優先順位に基づいたコスト削減が可能となった。さらに情報セキュリティ対策強化やユーザーへのサービスレベル向上にも着実に動き出している。
2008年10月、EQWAC導入により、これまで抱えていた問題点が、どのように解決に向かったのか。鹿島道路株式会社 管理本部 情報システム部の方々に伺った。
台帳の“鮮度”が維持できず、様々な問題が起きていた
- 山本氏：
- 当社では、IT資産を管理するにあたり、PC・リース契約・保守契約・使用者・ライセンス・ネットワーク機器・IPアドレス・ネットワーク回線・修理履歴など、15の管理項目を定め、運用しています。EQWAC導入前は、管理項目ごとに決められた担当者が個別に台帳を作成していたため、台帳の更新漏れがあっても、なかなか気付くことができない状況でした。さらに、各拠点で申請なく購入された資産の把握も困難で、台帳と実態が乖離する“台帳鮮度の低下”が課題となっていました。
台帳の"鮮度"が低下すると、具体的にどのような問題が引き起こされるのだろうか。
管理本部 情報システム部
部長 氏次 正一 氏
- 氏次氏：
- ひとつはコンプライアンスの問題ですね。購入申請漏れに加え、ライセンス・PC・使用者の情報が紐付いていなかったこともあり、ライセンス違反が起きても、それを把握し的確に対応することができませんでした。また、リース満了時に除却したはずのPCがなぜか社内に残っていた、ということもありましたね。
- 山本氏：
- 「あるはずのないPC」が社内で使われることは、セキュリティの問題にもつながりますね。管理対象から外れたPCは、ウィルス対策ソフトの更新等が疎かになりますから。当社では、DHCPサーバに接続許可リストを登録することで、不正PCのネットワーク接続を防止しているのですが、以前は接続を許可するPCを一台一台手で入力しており、除却したPCについては、手が足りないということもあり、数ヶ月に一度、リストからまとめて削除していました。しかし、除却したはずのPCが社内に残ってしまっていることで、リストを更新するまでの期間、セキュリティが守られない状態になっていたんです。
- 大瀧氏：
- 各拠点ごとにかかったコストも把握しづらかったですね。当社ではPC費用を各拠点に振替えているのですが、人事情報とPC使用者が正しく紐付いていなかったために、既に異動した人のPC経費を異動元に計上し続けていたこともありました。
申請漏れと更新漏れが引き起こす“台帳鮮度の低下”は、コンプライアンスをはじめセキュリティ対策、コスト管理まで、様々な問題をもたらしていた。
“これしかない！”それがEQWACを選定した理由
- 氏次氏：
- 2008年に発足した鹿島グループ全体の連絡会議を通じ、鹿島建設からグループ各社に内部統制への対応要請がありました。これから内部統制の波が来る。それがIT資産管理システム導入の検討を始めたきっかけです。
管理本部 情報システム部
企画開発課 グループリーダー
山本 耕平 氏
- 山本氏：
- 当社が選定ポイントとして据えたのは、各種申請に基づき作成した15の“静的台帳”を統合し、IT資産の利用実態である“動的台帳”と常時照合することで、台帳の“鮮度”を維持できる。そんな仕組みでした。そこで、まず5〜6社の製品を検討し、その中から3社ほど、デモまで見せてもらうことにしました。しかし、「収集したインベントリをそのまま資産台帳としてしまうもの」や「これまで使っていたExcelベースの台帳を単にデータベース化しただけのようなもの」ばかりで、私達の要求に応え得るものは見当たりませんでした。そんな中で唯一、バラバラだった静的台帳を統合し、さらに動的台帳と照合して管理できるシステムがありました。それが“EQWAC”です。「これしかない！」と思い、飛びついてしまいましたよ。
鹿島道路は思い描いていた通りのIT資産管理システムを手に入れた。それでは、これまで同社が抱えていた諸問題に対し、EQWACはどのような効果を生み出したのだろうか。
コンプライアンスの徹底が図れるように
- 大瀧氏：
- 基本的にPCやソフトウェアライセンスは情報システム部で一括購入し、PC新規導入時や修理済PCを戻す時、PCを入換える時など、ユーザーの業務に必要なソフトウェアをインストールしてユーザーに届けるようにしています。
- 山本氏：
- そういった運用にすることで、ソフトウェアライセンスの管理は、ある程度できていました。しかし、未申請のまま支店購入したソフトウェアがインストールされていた場合、インベントリは収集できても、それがライセンス証書の記載に基づいて使用されているのか、それともライセンスに違反しているのか、全く把握できない状況だったんです。
- 氏次氏：
- 今では「誰が使用しているPCに、どのようなソフトウェアがインストールされ、それがどのライセンスと紐付いているのか。また、それは購入申請に基づいたものなのか」をEQWACで簡単に確認できるようになり、購入申請のないソフトウェアの使用者や、ライセンス違反者は、すぐに特定できます。さらにこのような管理体制のもと、EQWACの情報を各支店に公開しPRしたことで、ライセンスに対するユーザーの意識も変わり、以前のように申請を出さずに支店で勝手に購入したり、個人のソフトを会社のPCにインストールするようなこともなくなりました。
より綿密な情報セキュリティ対策が可能に
管理本部 情報システム部
業務管理課 大瀧 浩史 氏
- 大瀧氏：
- EQWACは機器の導入・移動・廃棄といったライフサイクルに基づいて、DHCPサーバの接続許可リストをタイムリーに自動更新できるんです。新規に導入されたPCは接続許可リストに自動で反映されますし、除却されたPCや修理中のPCはリストから自動で削除されます。
- 氏次氏：
- 除却したPCを接続許可リストから削除する作業は、本来、PCが除却された時点で行わなくてはいけません。リスト更新までのタイムラグが短いほどセキュリティレベルが高まりますからね。今ではそれがEQWACで自動化されました。生産性が向上し、内部統制の更なる強化や、情報セキュリティ強化など、今後、鹿島グループ企業としてやるべきことを、増員することなく実施できる体制ができたと思います。
- 大瀧氏：
- 今後は、不正なソフトをインストールしているPCや、セキュリティ対策が不十分なPCはネットワークに接続させないようにするため、検疫システムへの拡張も考えています。
ITコストの見える化は、コスト削減も加速
- 氏次氏：
- コスト削減の要求は増しており、IT予算も厳しく見られるようになりましたね。これまでIT資産に関わる全てのコストは、契約単位でしか正確に把握できませんでしたが、EQWACの導入により、支店単位、部門単位、システム単位でもしっかり把握できるようになりました。これまでの"ザックリとした"コスト管理を脱却できました。その結果、執行すべき優先順位に則った予算策定が可能になり、予算削減指示が下りた場合でも、必要な項目と、それにかかる経費を明快に示せるようになりました。それから、日頃のコスト意識も変化していますよ。例えば、自支店で持っているソフトウェアライセンスがどれだけあるか分かりますし、PCについても所有する台数や、それに伴うリース料がどれくらいなのか見ることができます。また、長期間起動していないPCや、申請に基づき割り当てられているライセンスがあるにも関わらず、インストールされていないソフトウェアといった遊休資産も容易に把握できるので、「ムダになっているライセンスを他部署で活用する」「不要なPCのリースは更新しない」などの意識は高まってきていますね。今後もコスト削減判断に活用していこうと考えています。
統合台帳は、業務効率化も可能にする
- 大瀧氏：
- 15あった台帳が1ヵ所にまとめられた「台帳統合」のメリットは導入してすぐに実感できました。例えば支店から費用振替や、PC調達申請の進捗等の問い合わせがあったとき、これまでは各担当者にその都度確認し、担当者がいない時は、担当者が現れるまで待ってもらっている状態でした。それに比べて今では一貫してすべて自分で確認できますので、問合せ者を長時間待たせることなくスムーズに回答できるようになりました。運用が始まったときには、「すごいなぁ」と思いましたよ。それから、各支店の担当者がEQWACを使い確認できることも増え、問合せの件数自体も減りましたね。2〜3割近くは業務が効率化された感覚です。これまでユーザーが問合せの度に待たされていた時間も換算すると、全社的にはかなりの業務効率化になっていますよ。
IT資産のライフサイクルを反映させた統合台帳と、資産の利用実態を常時照合できるEQWACは、コンプライアンス対策・ライセンス管理・コスト削減など、鹿島道路が抱えていた課題を解決に向かわせるものだった。
今後の展望
- 山本氏：
- EQWAC導入以前から申請ワークフローは導入していました。現在、その承認データはEQWACへ手入力している状態です。まずはそこを連携させたいと思っています。ここを連携させて業務効率を上げ、同時にヒューマンエラーも低減させ、さらにキッティング業者へも承認データが届くようにすれば、見積り依頼だとかキッティングの指示も省けて、さらに効率が上がりますからね。
- 氏次氏：
- 人事システムとも連携させたいですね。当社は異動の多い業種ですから、その情報を自動で取りこめれば、さらに大きな業務効率化につながると思っています。今後は他のシステムとも様々に連携させて、もっともっと管理の効率化を図りながら、内部統制を強化していきたいですね。
鹿島道路は、より多くのシステムをEQWACと連携させ、さらなる内部統制強化を目指す。
EQWAC システム運用イメージ
（※クリックで拡大画面をご覧いただけます。）
取材年月日 2009年7月8日
* 記載されている製品名、会社名は各社の商標もしくは登録商標です。
鹿島道路株式会社
「新しい価値創造に挑戦し、人と地球の豊かで快適な環境づくりに貢献する」という企業理念のもと、1958年の創業以来、鹿島グループの中核として、道路をはじめとした舗装関連工事から、一般土木工事、スポーツ施設の建設、さらには工場・店舗等の建築工事、土木資材の製造販売、産業廃棄物のリサイクル事業など幅広い分野において高品質の社会資本整備や循環型社会作りに貢献しています。
- 所在地
- 東京都文京区後楽1-7-27
- 資本金
- 40億円 （2009年3月31日現在）
- Webサイト
- http://www.kajimaroad.co.jp/
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