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Users' Cases AssetCenter
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PC6,000台の端末管理・ライセンス管理・リース契約管理を兼務数名で実現。高精度な
資産情報をベースにサービスレベルを向上、ワークフロー機能を活用し業務改革にも着手。
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T&D情報システム株式会社
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太陽生命、大同生命、Ｔ＆Ｄフィナンシャル生命で構成される「Ｔ＆Ｄ保険グループ」の企業価値向上を目指した各施策の実現を、システム面から強力にサポート。“Ｔ＆Ｄグループのシステムを支える会社”として、システム開発力の強化と効率化に努め、最先端のサービスを提供し続けている。
設立： １９９９年７月１５日
東京本部所在地： 埼玉県さいたま市浦和区針ヶ谷４−２−１８
従業員数： ５６０名 |
運用管理課では、太陽生命保険株式会社の１４７支社・本社組織・関連グループ会社に配備されている、ＰＣ約６,０００台、プリンタ等の各種周辺機器約３,０００台、ＰＣソフトという膨大なＩＴ資産のライフサイクル管理をわずか兼務数名で担当。セキュリティ対策、情報漏えい対策等の他業務をこなしつつ、資産管理では情報精度アップと管理業務の拡大によるサービスレベルの向上を実現している。
■管理者を増やすことなく、情報精度を向上。ライセンス/リース契約管理へも業務を拡大
山中氏：ＩＴ資産については、導入検討から設置、移設、拠点毎のレイアウト管理、廃棄までを、すべて運用管理課にて行っています。資産情報はＥｘｃｅｌで台帳を作成。２０００年をピークにその後もＰＣが増え続け、約６,０００台に達しましたが、依然として手作業による管理が続いていました。その結果、ＰＣの移設や回収、使用者変更等を十分に反映できず、実態と台帳の間で隔たりが発生。リース契約管理は非常に煩雑なため手が回らず、さらにライセンス管理にも取り組まなければならない状況になっていました。
- ―― 人手で管理できるのは１,０００台までと語る山中氏。このままではもたない、という彼の危機感は監査でも指摘され、これを機に抜本的な対策へと動き出すことになった。
山中氏：情報精度を維持するためには、定期的に棚卸を実施しなければなりません。これはユーザーに大きな負担がかかりますし、外部に業務委託をする場合は１回で数百万円の費用が発生します。また、棚卸結果を集計・編集するには膨大な工数と時間が必要ですが、そのために管理者を何名も増やすことはできませんでした。
- ―― ユーザーに負荷をかけず管理者も増やさずに、情報精度を高め業務範囲も拡大する。この課題をクリアするためには、管理業務を自動化・省力化し、精度維持をシステム化できる仕組みが不可欠だ。
山中氏：ＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒ導入の狙いは手作業を減らし情報更新を自動化すること。そのために、既に導入していたＬａｎＳｃｏｐｅ Ｃａｔ（以下、Ｃａｔ）が収集するインベントリ情報をＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒに自動連携させ、さらに、フロアレイアウト図を紐付けて一元管理できる環境を構築しました。
■台帳の精度維持は、自動／ワンアクションで完了
山中氏：資産情報は導入時に運用管理課にてＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒに登録。ＰＣにはＣａｔのエージェントソフトをインストールします。ＣａｔはＰＣのネットワークリソース情報、ソフトウェア情報、ハードウェア情報を自動収集し、ＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒに反映します。使用者や設置場所など、Ｃａｔで収集できない情報は、設置作業者から入手するＣＳＶの標準フォーマットをデータ連携ツールを使って反映します。千台規模の台帳更新は手作業で数日かかっていましたが、今は１回のボタン操作で完了してしまいます。
■システム運用イメージ
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■６,０００台のＰＣをピンポイントで管理。遊休ＰＣを洗い出し、過剰投資を抑制
- ―― ＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒは、Ｗｅｂブラウザで最新情報の共有が可能。数千台の中から瞬時に特定のＰＣを検索し、詳細情報を確認できる。
小野里氏：ヘルプデスクでは６名のスタッフが太陽生命本社、支社、関連会社からの様々な問い合わせに対応しています。その際に、ＰＣに貼ってあるホスト番号を確認しＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒで検索することで、対象ＰＣの情報を素早く把握でき、迅速な対応が可能になりました。また、資産にはフロアレイアウト図が紐付けて管理されていますので、ネットワークがつながらない等のトラブル時に、レイアウト図を参照して「ここにハブがありませんか？」というような対応が可能です。レイアウト図を一元管理できますので、機器の設置場所をユーザーや業務委託先間でやりとりする際にも大変便利です。
山中氏：Ｃａｔが収集する「最終利用日」情報をＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒで集計し、稼働状況を把握することができます。これにより、過去１ヶ月間起動していないＰＣ等をリスト化し、所在の確認や他への転用を検討することができます。また、ユーザーからの追加申請に対しても、以前は本当に不足しているかどうかを判断するためのデータがありませんでしたが、今は稼働状況を確認し、使われていないＰＣがある場合は転用を依頼しています。これにより、ＰＣの過剰投資を防ぎ、アプリケーションライセンスの有効利用も可能になっています。
■IT資産をピンポイントで検索し詳細情報を表示
キーワードを組み合わせて自在に検索可能。ＨＷ情報はもちろん、ソフトウェア、設置場所、使用者、部署、IPアドレス等を一覧できる。
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■各種ライセンス残を自動集計。ソフトの不正使用も検知
山中氏：ＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒに管理対象のライセンス品目を定義し、購入本数を入力することで、Ｃａｔが収集した情報を自動集計し、使用本数と残本数が表示されます。これにより、的確な追加手配や使用本数の増加傾向を踏まえた予算立案が可能になりました。
山中氏：また、個人で購入したソフトを会社のＰＣにもインストールするというような、標準品以外のソフトウェアの検知にも活用しています。このような行為はコンプライアンス上問題ですので、注意深くチェックし報告や警告を行っています。使用者や設置場所もＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒで即座に特定できますので、素早い対応が可能です。また、このようなチェックシステムを告知することで、抑止効果もあがっています。
小野里氏：個人保険システムやグループウェアなど、Ｗｅｂ対応の社内システムが増えています。最近、ブラウザの便利ツール等を勝手にインストールするケースが増えており、その結果、画面が表示されなかったり処理が実行できないというように、業務に支障をきたすトラブルが発生してしまいます。このようなツールのインストール状況もＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒで一覧表示できますので、状況を把握し対処することができます。
■リース契約も一目瞭然
山中氏：ＰＣは基本的にリース契約で調達しています。一斉更新時に千台超を一括契約するほか、不具合対応やアップグレード対応用の予備機として数十台規模の契約も行っています。１つの契約で調達したＰＣは様々な拠点／部門に配備されますので、それらを契約ごとに、契約番号、導入時期等で管理することは煩雑すぎてとてもできませんでした。そのため使用状況が把握ができず、契約満了時の解約／再リースの判断や、ユーザーからの相談に対応することが困難でした。
- ―― ＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒでは、リース会社、リース開始時期、リース期間、終了日等で契約管理が可能。各契約には対象ＰＣがリンクされ、移設やユーザー変更等を反映した最新の使用状況を一目で把握できる。
山中氏：今は、あるリース契約で調達したＰＣを誰がどこで使っているかが即座に確認できますので、例えば、今度リース満了となる４０台のうち各５台は拠点Ａ・Ｂで使用中なので再リースし、３０台は解約する、といったアクションが容易に行えます。
- ―― ＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒの導入目的であった「工数を抑えつつ情報精度の向上」は完全に達成。以前と同じ人数で、ライセンス管理、リース契約管理、フロアレイアウト管理までの業務拡張も実現している。さらに、ＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒのワークフロー機能を活用し、業務改革への取り組みも始まろうとしている。
■リース契約管理画面
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■今後の展望
山中氏：現在、案件管理フローの開発を進めています。目的は、ＰＣ追加・移設・回収やソフト購入など、太陽生命からの業務依頼書のペーパーレス化と、業務の流れの簡素化です。これにより、各ユーザーは太陽生命のシステム窓口を経由せず、直接オンラインで依頼をすることができます。さらに案件の進捗管理、コスト管理までをシステム化するという構想です。
山中氏：また、ＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒの管理対象を、営業・集金職員用の携帯端末約２万５千台にまで拡張する予定です。５つのＥｘｃｅｌ台帳（端末情報、ネットワークリソース情報、ＵＳＢ情報、発送履歴、修理手配）をＡｓｓｅｔＣｅｎｔｅｒに集約することで、管理効率が大幅に向上することを期待しています。
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