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業務の過程で膨大な文書が作成され、厳格な管理が要求される製造業のお客様に最適な、帳票型の文書管理ソリューションです。

電子帳票をインタフェースとして文書の登録や承認、参照が行えます。帳票上に開示範囲や法令対応、案件情報などの様々な管理項目や承認フローを設定することで、登録された文書の厳格な管理を実現することができます。また、文書の雛形参照や過去文書検索、期限管理等も組み込めますので、業務改善・業務効率化ツールとしてもお役立ていただけます。

特徴説明図

特長1 業務プロセスに沿って文書管理が確実に回る仕組み

  • 製品開発やクレーム対応などの各種業務において、業務プロセスと登録すべき文書、担当者、期限を管理帳票に展開できます。文書の登録状況が担当者や上長、関係者間で見える化され、登録漏れを防止できます。
  • 文書の登録は照査・承認フローを必須化できます。文書のクオリティ確保と承認履歴管理にが可能になります。
  • 作成すべき文書の雛形や過去文書検索を、業務プロセスに組み込むことができます。
  • 所定の文書が未登録の場合、次の業務プロセスに進めない仕組みも構築できます。
  • 文書登録期限の接近や当日、期限超過のタイミングで、アラートメールを担当者や上長に自動配信可能。期限遵守をサポートします。

特長2 案件単位で文書をわかりやすく管理。プロジェクト管理的な利用も可能です。

  • 案件毎に文書管理票を作成することで、客先や品名、設変番号、品番、機種名、工程番号などの案件情報によって文書を管理することができます。案件情報の各項目は検索キーとしても活用可能。例えば、案件名と文書名を掛け合わせてピンポイントで文書を検索することができます。案件単位ですべての文書がまとまっているので、関連文書も容易に入手できます。例えば、過去の試験情報を検索する場合、試験報告書だけでなく、設定条件や試験データ、写真等も紐付いて入手できるので、文書の利用価値が大幅に向上します。
  • 顧客毎に提出する文書や文書名、フォーマットが異なる場合でも、顧客名をキーにして自動切り替えが可能です。
  • 文書の登録状況からプロジェクトの進捗を判断できます。文書登録の期限遅れに対して早期に対策を行うことで、プロジェクトの遅延を防止できます。

特長3 セキュリティを保った上で、文書管理の一元化と共有が行えます。

  • SpaceFinderは、多拠点/グローバル展開が容易なWebベースのシステムで、時差対応、最大10ヶ国語をサポート。拠点や国をまたがって文書を集約するとともに、本部からユーザー情報やアクセス権の設定を集中管理した上で、情報共有を行える環境を構築できます。
  • 業務プロセスに沿って文書を管理することで、特定の案件やプロセスをユーザーの部署や職務権限に応じて非開示にする、といった管理が可能です。
    <例>
    ・該非判定結果に応じて海外ユーザーには非公開に切り替え。
    ・セキュリティランクに応じて閲覧可能部門を自動切り替え。
    ・開発見積業務で、開発原価に関連する文書は営業には非開示。
  • 案件単位でのアクセス権設定が可能。設定されたアクセス権は、その案件で登録された文書全体に包括的に適用されます。フォルダ毎・ファイル毎にユーザー単位・グループ単位での権限設定(閲覧/ダウンロード/編集/削除 等)も行えます。
  • 各ユーザーのデータ操作ログを出力することができます。
  • ダウンロードの容量制限が可能。制限値を超える場合は管理者に警告メールを自動配信できます。
  • ビューワーソフトとの連携により、プリントアウトやスクリーンキャプチャによる情報の持ち出しを防止。

特長4 優れた検索性と自動版管理により文書の共有化を促進。

  • 全文検索、帳票検索、プロパティ検索を装備。
    ・全文検索:添付ファイルも含めて可能。
    ・プロパティ検索:文書に設定した属性情報により検索。
    ・帳票検索:顧客名や製品名、部品名、日付、担当者など、帳票の各項目をキーとして検索。
  • プロジェクト軸・機能軸・イベント軸・部門軸など異なる切り口で文書を串刺しできます。
    <例>
    ・あるプロジェクトに関わる文書をすべて検索。
    ・製品名をキーにして、開発関連の文書やクレーム関連の文書等を横断的に検索。
    ・構想検討DRや設計検討DRなど、イベント名称で製品横断的に会議資料を検索。
  • 自動版管理機能により、最新版を確実に共有化できます。旧バージョンの表示も可能。
  • 検索条件はユーザーが自由に作成できます。マイタスクの管理にもお使いいただけます。
  • 検索結果の一覧をクリックすることで、ダイレクトに帳票や添付ファイルの閲覧が可能です。
  • 検索結果の一覧では期限超過を色分け表示が可能。

その他の特長

  • 更新期限管理:契約書等の期限を設定しておくことで、期限が接近するとお知らせメールを自動配信できます。
  • 人事マスターDBや製品マスターDB、工程マスターDBなど、マスターDBとの連携機能により、システムの維持更新が容易に行えます。

文書管理での適用ユーザー事例

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