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課題

  • 1. 稟議書の回覧がスムーズに進まないため、決裁が遅れてしまう。
    • 内容や金額等によって回覧ルートが様々に異なるため、ルートを間違えてやり直しになってしまう。
    • 回覧の進捗状況がわからないためフォローしづらい
    • 回覧途中で稟議書の紛失や見落としが生じる
  • 2. 稟議書の採番や台帳管理が煩雑。
  • 3. 稟議書と関連資料の管理が煩雑で再利用もを。
    • 部門毎に稟議書と関連資料の複製を保存しているのがムダだ。
    • 過去の類似案件の情報を再利用したいが探し出せない。本当に最終版かわからない。
    • 書類保管スペースが膨大で、保管費用がかさんでいる。

矢印

解決

  • 1. 稟議書の滞留を防止。
    • 稟議書を電子化することで回覧進捗の見える化や紛失防止が図れます。回覧ルートの自動切り替えにより、ミスなく確実に回覧されます。
    • 承認者に対して期日遅れや期日前の警告メールを自動配信。期限遵守をサポートします。
  • 2. 社内ルールに沿って自動採番。自動的に一覧・台帳化。
  • 3. 稟議書と関連書類の管理業務も大幅に改善。
    • 稟議書と関連資料を全社で一元管理。複製の散在したり、どれが最新版かわからない状況を解消できます。
    • 様々な切り口で稟議書を検索。関連資料がすべて紐付いているので、過去情報を再利用が促進されます。

稟議書の電子回覧・電子承認で決裁処理を迅速化。版管理や関連文書の紐付け管理、高度な検索機能により、過去情報の再利用も促進できます。

  • 現在お使いの稟議書フォーマットや採番ルールをそのまま電子化できます。稟議書フォーマットは、部品のドラッグ&ドロップ主体の簡単な操作で行えます。決裁ルートもそのまま踏襲することができ、起案内容や金額、重要度による承認ルートの自動切り替えも可能です。
  • 決裁完了後は稟議書に編集ロックがかかりますので、改ざんを防止し証跡を確実に残します。
  • 稟議書に参考資料が添付されて電子回覧されるので、資料を確認しながら決裁が行えます。
  • 内容分類や金額、時期等を掛け合わせて、過去の稟議を検索できます。稟議書と資料が紐付いて文書管理されるので、過去情報の再利用もスムーズに行えます。

イメージ図

  • 直感的な操作性で、今お使いのWordやExcelと違和感なく入力ができます。
  • 豊富な入力支援機能により、入力負荷を大幅に削減します。

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  • 稟議書は自動で一覧・台帳化。決裁進捗と承認者が表示されるので、どこで滞留しているかがすぐ分かります。
  • 期限に対する遅れについて、色表示や警告アラートメールを設定することも可能です。

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