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フタムラ化学株式会社

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導入製品SpaceFinder  業界化学・食品    機能DB  電子帳票  ワークフロー    用途実験/試験/解析管理  クレーム管理  文書管理  

若手社員が中心となり、業務の見直しとシステム構築を短期間に回す、ボトムアップ型の自律的な業務改善が次々と発生。現場が業務改善をするための、自分で使えるツールとしてSpaceFinderを定着させていく。

フタムラ化学株式会社

食品包装用プラスチックフィルムのトップメーカーであるフタムラ化学では、若手社員が自ら手をあげて、業務の見直しとシステム構築を行うボトムアップ型の業務改善が、拠点を越えて広がっている。同社独自の業務改善の進め方を軸に、ISO文書や依頼分析、SDS(安全データシート)、化学物質リスクアセスメント等の管理におけるSpaceFinderの活用方法をご紹介する。

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背景・経緯

SpaceFinderの『敷居の低さ』と、様々な活用事例を知り、運用イメージが膨らんでいった

情報グループ グループリーダー 寺坂 仁 氏

名古屋工場
情報グループ
グループリーダー
寺坂 仁 氏

寺坂氏:当社では情報管理・共有ニーズの高まりに対応すべく、文書とそれに関連する情報を管理・検索できるシステムの検討を開始しました。製品検討過程でSpaceFinderの様々な活用事例を知り、社内からも、「こんな帳票も作成できる?」「あの業務にも適用できる?」という問い合わせを受けるようになり、業務改善への活用を具体的に考えるようになっていきました。

業務部 情報システムグループ グループリーダー 大橋 和成 氏

業務部
情報システムグループ
グループリーダー
大橋 和成 氏

導入に先立ち、SpaceFinderの利用方法を検討。苦情処理やISO文書管理、開発デザインレビュー、人事考課等が候補にあがった。

寺坂氏:2014年5月にSpaceFinderを導入。10月に文書管理での運用を開始しました。その事前説明に工場や支店を回りつつ、いろいろ改善したいと言っている若手に声を掛け、8月に実施したSpaceFinderのトレーニングに参加してもらいました。グループウェアのメンテナンスに手を焼いていた担当者にもSpaceFinderを紹介し、業務改善の種まきをしていきました。

SpaceFinderは、現在、約700名が利用。幅広い業務で90種に及ぶ電子帳票が運用されている。その嚆矢が2015年3月に運用開始した苦情処理と環境ISOだ。環境ISOを担当したのは当時入社2年目、安全環境グループ配属1年目の若手社員だった。

立ち上げ・横展開

改善意欲のある若手に声をかけつつ、多くの人にSpaceFinderに触れてもらい、業務改善の種をまいていく

安全環境グループ 萬成 晴香 氏

名古屋工場
安全環境グループ
萬成 晴香 氏

萬成氏:安全環境グループは名古屋工場における環境ISOの事務局的な立場で、私もISOのことを学び始めました。先輩たちが慣れている今の業務に対して、「なんでこういうやり方をしてるのかな」と、経験が浅いからこそ疑問を持てた部分はあったと思います。そんな想いと、環境管理責任者から環境ISO文書をSpaceFinderで管理するように指示されたのがうまく合致しました。

萬成氏は寺坂氏に声をかけられ、8月のトレーニングに参加していた。そこでの知識と、あとは手探りの状態で帳票・ワークフローを作成。2014年12月末に構想を開始し、上司の承認を経て、翌年3月に運用が開始された。

寺坂氏:2~3ヶ月で作成できたので、結構早かったなと思います。SpaceFinderの売り文句に『ノンプログラミングで短期間に作成できる』とあり、実は半信半疑だったのですが、やっぱり本当なのかと今は思っています。配属一年目で今までのやり方を変え、上司や先輩の同意を得ながら進めていくのは大変だと思いますが、作り始めたらみるみるできてしまい、これでSpaceFinderいけるなって思いました。全てはここが始まりです。

鬼頭氏:通常のシステム開発に比べて圧倒的にリリースまでの期間が短く、開発工数が少ないのが SpaceFinderの一番大きなメリットだと思います。要件定義段階で画面を見せながらレビューできるのもすごく良いです。開発途中で修正があった場合でも、SpaceFinderだと、スッと直して、「こういうのはどうですか」という動きができるので作業が進めやすいですね。

苦情処理と環境ISO管理のリリース後、次なる策として、SpaceFinderの社内浸透を展開。

寺坂氏:QCサークルメンバーに、テーマ毎に帳票を作って発表してもらいました。SpaceFinderは敷居が低いことをアピールするのと同時に、自分達の業務も合理化しています。

情報システム部 統括グループ 係長 鬼頭 良暢 氏

業務部
統括グループ
係長
鬼頭 良暢 氏

鬼頭氏:約20の申請業務にも活用。多くの人にSpaceFinderに触れてもらうことで、「こんなことができるんだ、じゃあこれもやってみよう」という声を広げる狙いです。回覧のロスタイム削減やルート設定自動化、並列タスクにより、場合によって1ヶ月程かかっていた回覧が数日で完了し、郵送や紙を持ち回る手間も無くなるなど、業務が効率化しています。

寺坂氏:当社のSpaceFinderの使い方は、トップダウンでミッションを与えられているものではなく、現場が普段の業務を自分達の手で合理化して変えていくものです。若手はシステムを設計・構築することで業務をより深く理解でき、中堅社員はSpaceFinderを使って自分の思うように業務を変えていくことが可能です。

この仕組みを見て、茨城工場から「使わせて欲しい」という依頼が入り、萬成氏が茨城工場用にカスタマイズして提供。さらに、名古屋工場の品質ISO文書管理システムを入社5年目の社員が立ち上げた。依頼分析帳票は名古屋工場品質グループの入社5年目の社員が作成し、大垣工場へも入社3年目の社員が横展開。若手社員が率先する業務改善が拠点を越えて拡大している。

寺坂氏:システムを作っても上司の理解が得られない場合は、私が説得に動いたりしています。ただ、今までのやり方を変えていくことへの理解は、次第に広がっているように感じます。

運用状況

ISO文書、依頼分析、SDS、化学物質リスクアセスメント等の管理効率化と情報活用を実現

萬成氏:システム設計で最も重視したのは、最新版管理が確実に行えることです。以前は最新版管理が不十分で、改訂の経緯も不明確なために、お客様から監査で指摘を受けましたので。今は、最新版の一覧から改訂する文書を選択し、『制改訂承認シート』を起票。改訂する文書を添付してワークフローを回し、承認されると最新版となって公開される仕組みです。それまで最新版だった文書は旧版に自動的に移行します。

改訂が承認されると、配布先へ自動メール通知。配布先はメールをクリックして『制改訂承認シート』を開き、確認記録を残すことで、最新版の周知が図られている。

萬成氏:『制改訂承認シート』から改訂記録の一覧を表示し、旧版の文書や改訂内容を参照することもできます。旧版にはこのルートでしか行き着けませんし、帳票上に『旧版』と大きく表示することで誤使用を防止しています。文書毎に付属している様式も一覧表示され、すぐに使用できます。次回見直し日を設定することで、見直し日が近づくとリマインドメールが自動配信されます。

このように、新しい仕組みでは、ISO文書管理の要点を網羅。システム化にあたって、これまで曖昧だったり、属人的だった運用も明確化・厳格化。ISO文書の管理レベルが大幅に向上している。

~依頼分析~

寺坂氏:依頼分析は4つの帳票が連携することで、依頼内容の入力から受付、結果報告、追跡調査までの業務をスムーズに回します。顧客から依頼される分析の他に市場品の分析にも活用。食品包装は幾重にも重なったフィルムで構成され、材質や接着方法等が異なります。その組み合わせが新しい特性や用途のヒントになり、顧客への提案材料になっています。SpaceFinderを使うことで、情報が一元管理され、検索性も向上。依頼内容の傾向を見ていくと、業界動向や製品の使われ方のトレンドもわかります。営業以外に技術者も活用しています。

結果報告帳票には追跡調査欄を設置し、試験実施後の状況や顧客の反応をフィードバックするという思想で設計開発稼働している。「どこまで狙い通りに進んでいるかまだ未検証ですけどね」と笑う寺坂氏。今後の成果に期待したい。

~SDS(安全データシート)・化学物質リスクアセスメント管理~

萬成氏:以前は、SDSの管理は各部署任せで、主管する安全環境グループでもグループウェアに掲示はしていたのですが、PDFを貼っているだけで検索性がなく、一覧で見えるようにしたいという話が以前からありました。さらに、労働安全衛生法の改正により、2016年6月から化学物質リスクアセスメントが義務付けられることになっていたので、SDS管理帳票を作成し、2016年4月に運用開始しました。

SDSが交付された化学物質を受け入れた場合にSDS管理票を起票。SDSファイルを添付するとともに、品名、製造元、部署、使用場所、使用頻度、保管場所等を入力し、危険有害性情報、含有物質情報、法令情報をSDSから転記する。それらの情報が検索キーとなり、対象を絞り込んで一覧表示が可能。さらに、SDS管理票の情報を引き継いで健康障害防止リスクアセスメントシートを起票することができる。

萬成氏:SDS管理票は、該当法令やCAS番号、物質名等で絞り込みができます。労働安全衛生法で規定されている化学物質リスクアセスメント対象物質が年々増えていくのですが、従来は該当物質が工場内にあるかどうかを、SDSファイルを一つ一つ開いて調べなければなりませんでした。検索性が向上したことで、法改正への対応の手間を削減できましたし、管理の精度アップ、管理の抜け漏れ防止という効果もあると思います。

今後の展望

基幹システムとの連係、紙文書の電子化推進。さらに、開発、品証、製造等への浸透を図る

図解付き詳細事例をお送りします。

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フタムラ化学株式会社

フタムラ化学株式会社 本社

本社

本社
愛知県名古屋市中村区名駅二丁目29番16号
資本金
5億円
従業員
1,239人(平成29年3月末)
事業内容
昭和25年設立。「製品を通じて国家社会のお役にたつ」ことを社是として掲げ、セルロース事業、プラスチックフィルム事業、フェノール積層板事業、糖化事業と事業範囲を拡大している。現在のコア事業である食品包装用プラスチックフィルムでは、トップメーカーとして衛生管理に積極的に取り組み、「安心してお使いいただける製品」を「安定した品質」で「安定的に供給」している。また、祖業である活性炭事業においては、活性炭の製造技術や特性を生かして、各種フィルターの開発や医薬用活性炭、固体酸触媒、分子篩炭など新たな取り組みを積極的に進めている。セルロース事業や糖化事業においては天然の素材であるセルロースや澱粉に着目し、その機能を生かした製品を開発。最近ではフィルム化やカプセル化に適した特殊加工澱粉を上市している。

取材日:2017年9月26日

※ 記載されている製品名、会社名は各社の商標もしくは登録商標です。

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