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SpaceFinder

業務の過程で膨大な文書が作成され、厳格な管理が要求される製造業のお客様に最適な、ワークフロー機能を備えた帳票型の文書管理ソリューションです。

電子帳票をインタフェースとして文書の登録や承認、参照が行えます。帳票上に開示範囲や法令対応、案件情報などの様々な管理項目や承認フローを設定することで、登録された文書の厳格な管理を実現することができます。また、文書の雛形参照や過去文書検索、期限管理等も組み込めますので、業務改善・業務効率化ツールとしてもお役立ていただけます。

文書管理全体イメージ

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特長1 業務プロセスに沿って文書管理が確実に回る仕組み

  • 製品開発やサービス等の各種業務において、業務プロセス毎に作成すべき文書、担当者、期限を明確化し、電子帳票で一元管理できます。文書の登録状況が担当者や上長、関係者間で見える化されるので、抜け漏れ防止にも有効です。
  • 文書登録の際に照査・承認フローを回すことができます。承認履歴も管理できます。
  • 作成すべき文書の雛形や過去文書検索ボタンを配置することで業務効率化が図れます。
  • 作成すべき文書が未登録の場合、次工程に進めなくすることもできます。
  • 文書登録期限の接近や当日、期限超過のタイミングで、アラートメールを担当者や上長に自動配信。期限遵守をサポートします。

業務プロセスに沿って文書管理


特長2 案件単位で文書をわかりやすく管理できます

  • 案件毎に文書管理帳票を作成することで、その案件にかかわる文書をまとめて管理できます。
  • 顧客名や品番、機種名、開発種別、金額、納期等の案件情報を関係者間で共有しながら業務を進めることができます。
  • 案件情報の各項目は検索キーとしても活用できます。例えば、機種名と顧客名、文書名を掛け合わせてピンポイントで過去の文書を検索することができます。
  • 案件単位ですべての文書がまとまっているので、関連文書も容易に入手できます。例えば、過去の試験情報を検索する場合、試験報告書だけでなく、仕様書や設定条件、試験データ、写真、試験依頼書等も紐付いて入手できるので、過去文書の利用価値が大幅に向上します。
  • 顧客毎に提出する文書や文書名、フォーマットが異なる場合でも、顧客名をキーにして自動切り替えが可能です。

案件単位で文書管理


特長3 グローバルで文書を一元管理。セキュリティを保って文書を共有

  • SpaceFinderは、多拠点/グローバル展開が容易なWebベースのシステムです。本部からユーザー情報やアクセス権の設定を集中管理した上で、グローバルで情報共有を行うことができます。
  • ユーザーの部署や職務権限に応じて文書を非開示にすることができます。
    <例>
    ・該非判定結果に応じて海外ユーザーには特定の文書を非公開にする。
    ・セキュリティレベルに応じて閲覧可能部門を自動切り替え。
    ・開発原価に関連する文書は営業には非開示。
  • 案件単位でのアクセス権設定が可能。設定されたアクセス権は、その案件で登録された文書全体に包括的に適用されます。フォルダ毎・ファイル毎にユーザー単位・グループ単位での権限設定(閲覧/ダウンロード/編集/削除 等)も行えます。
  • 各ユーザーのデータ操作ログを出力することができます。
  • ダウンロードの容量制限が可能。制限値を超える場合は管理者に警告メールを自動配信できます。
  • ビューワーソフトとの連携により、プリントアウトやスクリーンキャプチャによる情報の持ち出しを防止できます。

文書を一元管理


特長4 優れた検索性と自動版管理で文書の共有化を促進

  • 全文検索、帳票検索、プロパティ検索を装備。
    ・全文検索:添付ファイルも含めて可能。
    ・プロパティ検索:文書に設定した属性情報により検索。
    ・帳票検索:顧客名や製品名、部品名、日付、担当者など、帳票の各項目をキーとして検索。
  • プロジェクト軸・機能軸・イベント軸・部門軸など異なる切り口で文書を串刺しできます。
    <例>
    ・あるプロジェクトに関わる文書をすべて検索。
    ・製品名をキーにして、開発関連の文書やクレーム関連の文書等を横断的に検索。
    ・構想検討DRや設計検討DRなど、イベント名称で製品横断的に会議資料を検索。
  • 自動版管理機能により、最新版を確実に共有化できます。旧バージョンの表示も可能。
  • 関連語を設定することで、表記のゆれや部門間での用語の違いを吸収し、精度の高い検索結果が得られます。
  • 検索条件はユーザーが自由に作成できます。マイタスクの管理にもお使いいただけます。
  • 検索結果の一覧をクリックすることで、ダイレクトに帳票や添付ファイルの閲覧が可能です。
  • 検索結果の一覧では期限超過を色分け表示が可能。

関連語検索


その他の特長

  • 更新期限管理:契約書等の期限を設定しておくことで、期限が接近するとお知らせメールを自動配信できます。
  • 人事マスターDBや製品マスターDB、工程マスターDBなど、マスターDBとの連携機能により、システムの維持更新が容易に行えます。

文書管理活用事例

(敬称略、掲載日順)

文書管理でのユーザー事例


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