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SpaceFinder業務改革Solution

契約書管理

契約書管理で、このような課題はございませんか？

  • 1. 契約書の訂正/改版履歴を確実に残したい。
  • 2. 契約書の期限を見落としてしまい、更新漏れが発生している。
  • 3. 必要な契約書をすぐに探しだすことができない。

ワークフローと文書管理機能を兼ね備え、契約関連業務の効率化とセキュリティ向上を支援。ライフサイクルを通した厳格な契約管理を実現できます。

特長

  • 契約管理帳票に、相手先や担当部門、契約内容、期限等を記載し、契約書や関連文書をまとめて添付することで、契約に関わるすべての情報を１枚の電子帳票に集約することができます。
  • 審査に必要な情報を必須項目とすることで、記載漏れによる手戻りを防止します。
  • 契約書審査をワークフローで確実にまわし、期限を管理。書類の見落としや紛失による滞留も防止できます。
  • 審査が完了した時点で自動的に台帳化され、保管業務や台帳管理業務を軽減できます。

イメージ図

法務部門が契約を承認した時点で自動的に台帳化。契約期限の○ヶ月前や○日前など、期限前の事前通知メールを自動的に発信することで、契約更新の対応漏れを防止します。

契約期限管理

契約管理帳票に閲覧者を設定すると、その帳票に登録されている契約書や関連文書すべてに閲覧権限が一括適用されます。閲覧権限者が明示的に確認でき、ワークフローの承認過程で権限設定の妥当性も精査できます。添付ファイル個々に権限設定する必要がなく、設定漏れも防止。人事異動や退職等による権限設定の見直しもルール化できます。契約書や関連文書の閲覧は表示専用ビューア（MS Officeビューア）を使用することで、ダウンロードや印刷による情報持ち出しを防止。閲覧ログの管理も行えます。
※ビューアのご利用には、クライアント、サーバにOffice2007以上のボリュームライセンスが必要となります。

件名や顧客名、製品名、時期、担当部門等を掛け合わせて、探している契約書をピンポイントで検索することができます。
自動バージョン管理機能により、常に最新契約書を表示。過去のバージョンを閲覧することも可能です。

バージョン管理

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