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SpaceFinder

ISO文書管理で、このような課題はございませんか?

  • 1. 最新版にしかアクセスできないようにしたい。旧版の誤用を防止したい。
  • 2. 改訂内容や承認の履歴を残し、後から経緯を辿れるようにしたい。
  • 3. 規定書に関連する手順書やフォーマットをすぐに取り出せるようにしたい。
  • 4. 次回の改訂時期を見落とさないように、期限管理を自動化したい。

最新版の運用徹底や改訂履歴管理、改訂期限管理など、ISO文書の管理レベル向上と運用省力化が可能になります。

特長

最新版のISO文書をスムーズに運用できます

  • ISO関連のポータル画面からISO文書一覧を表示できます。表示されるのは最新版の文書だけ。全文検索はもちろん、自部署に関連する文書や文書タイプ、改訂期限が近い文書など、様々な条件で絞り込めるように検索メニューを設置することも可能です。
  • 検索実行すると文書一覧が表示され、リストをクリックすることでISO文書の表示やダウンロードが可能です。
  • 文書一覧では改訂期限の超過を色分け表示が可能です。
  • 文書一覧から「ISO文書管理帳票」を表示して文書にまつわる関連情報を参照したり改訂手続きを行うことができます。

ISO文書管理ポータル
ISO文書管理ポータル

ISO文書一覧画面
ISO文書一覧画面

ISO文書の詳細情報や改訂履歴、関連書式を一元管理

  • ISO文書管理帳票でISO文書の表示・ダウンロードや改訂手続きが行えます。
  • 詳細情報(作成部署や担当者、承認者、改訂日、次回改訂期限、改定内容、分類区分etc.)の確認が行えます。
  • 帳票上に記載された情報は、検索キーとして活用できます。
  • 手順書や各種書式ファイルを添付し、効率的な作業環境を整備できます。
  • 過去の改訂履歴を一覧から参照できます。過去の改訂内容や担当者を俯瞰でき、旧版の文書も参照できます。
  • 次回改訂期限を登録することで、期限が接近すると自動的に通知メールを配信します。通知タイミングや通知先は任意に設定できます。

ISO文書管理帳票
ISO文書管理帳票

ISO文書改訂履歴
ISO文書改訂履歴

ISO文書の改訂手続きをワークフローで厳格に管理

  • 申請者の所属や文書分類等に応じて、改訂承認フローが自動的に切り替わります。承認フローが完了すると自動的に最新版に差し替わります。
  • 承認フローが完了するまで、改訂版は一般ユーザーに非開示にできます。
  • 自動採番機能を装備。採番ルールは任意に設定できます。
  • ISO文書が改訂されると関係者に自動的に通知メールが配信されます。メール本文には、ISO文書名や改訂内容、ISO文書管理帳票のURLの自動差込が可能です。
  • 帳票上に最新版の通知先と確認ボタンを設置することができます。配布先担当者の確認記録を残し、最新版の周知徹底が図れます。

ISO文書改訂承認帳票
ISO文書改訂承認帳票

改訂文書-自動移行

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