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ワークフロー講座使いやすいワークフローシステムを作るには

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中長期で運用することを念頭に置く

ワークフローシステムの選定ポイントは、機能面などのスペック、導入コスト、そして中長期運用を前提とした使いやすさ、ということが重要です。複雑な社内の業務フローを効率化し、円滑化を図るためのワークフローシステムですが、一口に「社内の業務フロー」と言っても、製品開発や品質保証、製造、サービス等の部門や、同じ社内でも製品ジャンルの異なる事業部門間で、業務フローは異なってくると思います。また、導入する目的も、作業手順の遵守や進捗の見える化、各タスクで作成される成果物の管理など、自社で抱える課題によって異なってくるかと思います。

これらを総合的に勘案し、社内の業務にマッチしつつ皆が使いやすいと思えるワークフローを導入するには、どのような点に留意すればよいのでしょうか?

適用業務と導入目的を掛け合わせて必要な機能を決める

ワークフローに限らず、システムの構築においては「必要な機能は何か?」という点を事前に精査する必要があります。過去記事「効率的なワークフローの構築・作り方」でもお伝えしたように、実際の運用を前提に必要な機能や操作を想定しておかないと、後になってから

  • この機能がなかった・・・
  • 頻繁に使用する操作メニューが呼び出しにくい

などが起こる原因となります。

必要な機能は業務内容と導入目的によって異なります。例えば、並行タスクを流したい、グループ承認や代理承認を行いたい、重要度に応じて決裁ルートを切り替えたい、上流タスクの結果から下流タスクのトリガーをかけたい、日付指定でリマインドをかけたい、等々。また、進捗をどのように見える化したいのか、各タスクの成果物をどのように管理したいのか、等々があります。まず、これらを精査することから始めるのが良いでしょう。

今までのデザインからの激変は避けたい

ワークフローシステムの入力画面(各種申請書等)として電子帳票を作成することになりますが、記入欄の配置や配色を、これまで慣れ親しんだ書式(紙やExcel)に似せて作成することをお勧めします。これにより、ユーザーの抵抗や負担を和らげ、スムーズな移行が可能になります。そのためにも、帳票デザインの自由度が高いシステムを導入されることをお勧めします。

プロト版を作ってユーザーに触ってもらう

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ワークフローシステム構築の際に完璧を求めるあまり、申請承認タスクを必要以上に厳格化して、かえって仕事が進まなくなることがあります。また、画面レイアウトやメニュー体系、ボタン配置が使い難いために業務効率が低下してしまう場合もあります。そこでお勧めなのが、システムを作り込む前にプロト版を作成し、ユーザーに触ってもらうことです。システムの要件定義段階でユーザーの意見をヒアリングしていても、実際に動くものを操作するのは大違い。各拠点や利用部署のキーマンを選定して実画面で操作してもらい、意見を集約して作り込んでいくプロセスをお勧めします。グローバルに展開する場合も同様です。そのためにも、システム構築や改修が容易に行えるワークフローシステムを導入されるのが良いと思います。

すべてをシステムで縛らない

ワークフローシステムを導入すると、すべてのタスクをシステム上で完結させようとしがちです。しかし、研究開発や設計などの業務はタスクを固定しにくかったり、行ったり来たりするために、ワークフローシステムに乗せ難い場合があります。その場合は、あえてシステム化しないことも方策です。例えば、入力画面はシステム上で用意するが、タスク連絡はメールで行うというやり方も考えられます。

グローバル対応

海外拠点への適用を予定している場合は、クライアントPCの言語設定に応じて、帳票画面の言語を自動切り替えしたり、入力日時等の時差対応などの機能があると便利です。

当社では複雑な業務でもシンプルで分かりやすいワークフローシステムの構築実績が多数ございます。ワークフロー活用事例なども合わせてご参照ください。

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