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アニメーション制作ソフト Toon Boom 修理・苦情対応日数を削減、開発プロセス可視化し課題対策を徹底
株式会社熊平製作所
業務改革プラットフォームとして、現場部門がSpaceFinderを自在に活用。修理・苦情対応日数の削減、開発プロセスの見える化と課題対策の徹底、改善提案件数の増加など、幅広い成果をあげている。
以下は一部抜粋です。記事全文と運用イメージはこちら！
熊平製作所では、SpaceFinderを情報基盤とし、情報共有化とプロセス明確化を軸にした業務改革を推進している。導入初年度に修理・苦情管理システムを立ち上げ、次年度は開発管理等に適用。成果を積み上げ、社内の浸透も進んだ導入3年目にあたる今年度は、初期流動管理や試験管理等、一気に適用業務を拡大する計画だ。取材の冒頭、改革推進を指揮する小島専務より、導入の背景や狙いについて語っていただいた。
導入の狙い
情報の共有化とプロセスの明確化を会社の仕組みとして全面的に取り入れ、習慣付けたい
専務取締役
小島 浩司 氏
小島氏当社では、以前から文書管理システムを導入していましたが、業務のIT化は進んでおらず、例えば修理・苦情対応に遅延が生じてしまったり、開発プロセスが不明確で進捗把握にも時間がかかる、仕事がシステマチックに進まないなど、様々な課題を抱えていました。そこで、情報を見える化する良い仕掛けが無いか、調査を指示したのです。
小島氏苦情については、現場でSpaceFinderに情報入力できる環境を整えたいと思います。これにより製販の垣根を無くし、よりお客様に近づいた仕事ができるようになると考えています。また、情報の共有化やプロセスの明確化を仕組みとして全面的に取り入れ、社内に習慣付けたいと考えています。SpaceFinderは、それを展開するための強力なツールになると思います。さらに、基幹システムと連係させて苦情対応の費用も見える化したい。これからも改革テーマは無限に出てくると思います。
運用状況・導入効果
現場主導で改革を推進するプラットフォーム。品証・開発・提案活動・監査をはじめ様々な業務に展開
品質保証部 部長
中本 宏二 氏
中本氏苦情は販社の拠点が受け付けてExcelに入力。販社の本部がファイルを受け取り、SpaceFinderに読み込むと苦情管理シートが起票されます。修理は販社が修理依頼書をExcelで作成し、その出力を修理品に添付して当社に送付。修理依頼書のQRコードをスキャンすることで修理管理シートが起票されます。修理対応のみの場合があるので苦情と帳票を分け、修理管理No.、苦情管理No.で相互に紐付けています。
品質保証部
品質保証グループ グループ長
木原 紀昭 氏
木原氏工程内の不具合は異常管理シートで管理。恒久対策が生じた場合は是正管理シートを起票します。次の生産が1～2年後という場合、是正後の生産確認までに間が空いてしまうのですが、SpaceFinderで確実なフォローが可能になりました。アラートメール機能も期限管理に活用しています。また、製造番号を入力すれば構成部品情報が自動入力されるなど、社内DBとの連係による作業効率化も実現しています。
品質保証部
品質保証グループ 調査役
藤岡 邦臣 氏
藤岡氏SpaceFinder導入前後で比較したところ、苦情受付から回答までの日数が21％削減、製品修理に要した日数(有償分のみ)が46％削減しています。また、是正処置では、不具合の分析に多くの工数がかかるのですが、過去データを容易に参照できるようになり、業務の効率化に役立っています。
木原氏役員会資料はSpaceFinderから出力したデータをマクロ処理して、集計作業やグラフ作成を自動化しています。データ分類を十分細かくしてあるので、ほぼ修正なしで使えます。以前は非常に時間をかけて作成していたらしいのですが・・・。BIの構築も進めており、品質情報をダッシュボード化して、いつでも見られるようにしたいと思っています。
開発管理：開発プロセスの見える化
開発管理部
開発支援グループ 主査
兼平 雅直 氏
兼平氏開発案件が生じると開発計画書を起票。その配下に製品開発プロセス管理シート、詳細プロセス管理シート、レビュー通知・記録シートを起票していきます。また、問題点・課題シート、文書登録シートも連携し、開発案件に関わる情報の一元管理とプロセスの見える化を実現しています。開発計画書では開発企画・要望に関する資料一式を登録するとともに、発売予定/実績、規格・技術・ガイドライン等を管理。製品開発プロセス管理シートでは、プロセスと完了日、プロセス毎の実施項目を管理するといった具合です。
中本氏私がまず取り組みたかったのは、じつはこのテーマだったのです。開発から品証に異動し、製品を評価する立場になると、設計ミスや不具合の実態が見えてきました。開発プロセスが良ければ品質も当然良くなるので、プロセスを見える化し、個々のプロセスを監視しながら開発を進めていく仕組みが欲しいと思ったのです。また、進捗を見える化することで関係部門が自律的に動けるようになるとも考えました。
開発進捗を共有することで関連部門が自律的に動ける。開発期間短縮・手戻り削減に効果
品質保証部
検証グループ 調査役
岡崎 正史 氏
岡崎氏進捗共有化による効果の一例ですが、我々検証グループでは、いつ頃検証依頼が来るかが分かるようになり、資料も都度参照できるので、事前準備が可能になりました。以前は、開発から依頼があるまでは、どのような内容がいつ来るかが事前にわからず、急に大量の案件がきて対応に困ることがありました。今は依頼が集中しそうな場合は早めに着手したり、ちょっとした時間の中でチェックできるので、依頼が来た時点で作業の見積もりが担当者にできています。また、資料の中で検討不足が見つかった場合は担当者に事前に注意することができるので、開発期間の短縮になりますし、手戻りも少なくなっています。
中本氏当社では、常時約80件の開発案件が走っており、それらを数名の管理者がチェックしています。以前はその作業が大変でしたので、進捗管理の効率化だけでも導入したメリットがあるという声があります。レビュー記録や試験報告書等がフォルダの中に埋もれ、本当に行われたのかすぐにわからない状況でしたし、開発グループによって開発のやり方が異なり、そのプロセスを遵守するかどうかも結局は人に依存する面がありました。今はプロセスを標準化し、省略する場合はレビューで宣言した上で次のステップに進みます。あるべきプロセスに沿って仕事をすることは、若手技術者の育成にも有益です。
技術課題の未解決件数をゼロに
兼平氏レビュー通知・記録シートは、レビュー開催通知のメール配信や資料の事前登録に使います。さらに、レビュー実施後は指摘事項を記載。その後、担当者は対応内容を記載し、承認フローが回ります。未解決課題があると次のプロセスに進めない仕組みになっています。さらに、品質保証部での検証、および、プロセスとは切り離して随時課題を指摘できる問題点・課題シートにより、技術課題を抽出。それらの指摘件数と未解決件数は、プロセス単位、プロセス全体、開発案件全体で自動集計され、未解決課題の管理を行っています。
改善提案（QC活動）の提案件数が2割増加。さらに今期、様々な業務への展開を計画
岡崎氏当社では業務改善の提案制度があり、個人へのインセンティブやグループ表彰を行っています。起案者は改善提案書を起票し、改善内容や効果金額等を記載。提案部門から回答部門、事務局へとフローが流れます。内容によって自部門で完結するか他部門に依頼するかが分かれるので、フローのルートが切り替わるようになっています。2015年4月に紙からSpaceFinderに移行し、今までの1年強で約2,700件の提案がありました。提案件数は約2割増加しています。
中本氏以前は紙帳票をグループ長、部門長に提出していたため、精神的なハードルが結構高かったようです。電子化でそのハードルが下がったことが、件数増の要因だと思います。また、誰がどんな提案をどれだけ出しているのかも見えるので、いい意味での競争になっています。改善提案書は多くの社員が使う帳票ですので、このおかげでSpaceFinderの認知度が高まり、昨年末の内部監査管理への適用もスムーズに行えました。
| 本社 | 広島市南区宇品東2-4-34 |
|---|---|
| 資本金 | 4億5,000万円 |
| 従業員 | 481名（2016年4月1日現在） |
| 事業内容 | 1世紀の歴史を有する技術力・ノウハウを強みに、顧客要望に即した総合セキュリティ製品を開発・製造。緻密な市場分析とフィードバックされた情報をベースに、新製品の開発や改良に取り組んでいる。その製品は、金庫室・書庫室設備、貸金庫設備、防盗・防火金庫から、入退室管理システム、鍵管理システム、セキュリティゲート、監視カメラシステムなど幅広く、時代のニーズに即応しながら、トータルなセキュリティシステムを提供している。 |
取材日：2016年5月31日
- ※記載されている製品名、会社名は各社の商標もしくは登録商標です。
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